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TeamSystem Digital Archive
Archivia e conserva i tuoi documenti in formato digitale con il sistema TeamSystem Digital Archive!
La Conservazione in digitale dei documenti con TeamSystem Digital Archive è semplicissima e automatizzata totalmente attraverso il software gestionale TeamSystem.
La conservazione digitale si effettua:
- per le fatture create direttamente in formato elettronico, per le quali è l’unica forma di archiviazione valida
- per le fatture e i documenti stampati su carta, che TeamSystem Digital Archive permette di acquisire e conservare in formato PDF attraverso la firma digitale autenticando il documento valido per l’archiviazione.
Il processo è automatizzato e demandato interamente a TeamSystem che conserva i tuoi documenti a norma di legge, esegue l’applicazione della firma digitale e della marca temporale.
Risparmi tempo, riduci i costi di gestione, recuperi spazio da adibire agli uffici eliminando il volume dei documenti da archiviare.
- Funzioni
- Video & Brochure
Per acquisire i documenti, in formato pdf è sufficiente l’importazione degli stessi insieme ai metadati previsti dalla normativa. La procedura è automatizzata se proveniente da applicativo TeamSystem.
Anch’essa totalmente integrata con gli applicativi TeamSystem, consiste nell’attribuzione dei requisiti di indicizzazione indicati dalla normativa, con le seguenti chiavi di ricerca: cognome e nome, denominazione, partita IVA, codice fiscale, data e numero documento.
I documenti vengono confezionati in pacchetti di versamento per l’inoltro al sistema di conservazione che genera un file XML che a sua volta genera il rapporto di versamento con riferimento temporale.
Il pacchetto di archiviazione si compone da pacchetti multipli di versamento corredato dell’indice in formato XML previsto dalla normativa.
Con l’apposizione della firma e della marca temporale sull’indice del pacchetto di archiviazione da parte del responsabile della conservazione o di un delegato si perfeziona il processo di conservazione.
N.B. L’apposizione della firma e della marca temporale è a carico di TeamSystem.
La consultazione avviene tramite accesso web accreditato, chi è in possesso delle credenziali può visualizzare alcuni documenti o scaricare l’intero pacchetto di Distribuzione.
